Ковид-19, Политический и экономический кризис, непредсказуемый спрос и другие макро-риски, замедляющие поставки, требуют гибких и быстрых закупочных операций. Важны скорость и быстрота реакции и здесь помогает операционный менеджмент. Полезно также иметь отлаженную процедуру выбора/изменения операционной стратегии. Но создать такую - задача не из лёгких.

Руководители по закупкам находятся под постоянным давлением обстоятельств, что мешает внедрению улучшений в закупочные операции.

Часто негибкие бюджетные лимиты и затянутые согласования могут тормозить скорость и качество закупочных операций в иерархичных функциональных организациях. В условиях динамичной среды и процессной незрелости этот вызов усложняется.

Вызов актуален для компаний, работающих с иностранными поставщиками. Их закупочным операциям приходится иметь дело с таможенным законодательством. Его соблюдение всегда требует определенных затрат.

Классический конфликт закупщика и финансиста на тему закупки дёшево и быстро продолжает доставлять закупщикам головную боль. Увеличившаяся неопределенность и хрупкость среды и дефицит товаров эту боль только усиливают.

Регулирующие и контролирующие органы, как внутри компании так и вне ее, выдвигают свои, часто бюрократизированные, требования к обеспечению устойчивости и прозрачности закупок, отчетности и выбору контрагентов. Соответствие этим требованиям - не простая задача для закупок.

Компании знают, что они хотят автоматизировать закупки и готовы инвестировать в это, но часто не до конца понимают каким образом это осуществить и какой результат в итоге даст эта автоматизация. Для достижения такого понимания компании требуются технологии и таланты.

Нестабильная и зачастую угрожающая политическая обстановка требует от отечественных закупщиков постоянно держать "руку на пульсе", чтобы компания не столкнулась с дефицитом критичных для нее товаров.

Внедрение новых способов закупочной работы в условиях непредсказуемой хрупкой среды - в первую очередь вызов для проектных команд. Заказчикам важно понимать, что преодолеть этот вызов могут сильные команды. Подбору таких команд следует уделить особое внимание.

Многие закупщики в стране - отличные практики, но специализированного закупочного образования в России нет. Компаниям следует быть очень осторожными в выборе команды для проектов по автоматизации закупок, если таковые предвидятся.

Увеличение объема данных и информации приводит к необходимости для компаний понимать, кому эти данные принадлежат по праву и откуда они добываются. Это потребует от закупщика компетенций в области интеллектуальной собственности и аналитики данных.

Распространение аутсорсинга, ресорсинга и инсорсинга уже требуют от компаний умения управлять экосистемами, выходящими за границы организационной структуры. Согласованное управление альтернативными работниками, а также принятие решения о заключении сделок с ними имеет кросс-функциональный характер. Не случайно процесс управления взаимоотношениями в закупках является драйвером для управления этими изменениями в структуре рабочей силы, поскольку большинство "аутсорсеров" главным образом поставщики услуг. А вот построить такой процесс совместно с коллегами из других отделов, непростой вызов для Закупок.

Наличие коррупции нельзя отрицать. С этим явлением определенно нужно стратегически работать, т.к. коррупция в значительной мере влияет на взаимоотношения.

Корпоративные культуры, не сфокусированные на построение регламентированных взаимоотношений участников цепи поставок усложняют изменения и замедляют улучшения. Особенно актуален этот вызов для крупных, иерархических компаний. Когда организации решают автоматизировать закупочные операции и процессы, не проанализировав культуру взаимоотношений, проекты по автоматизации начинают "буксовать".

Напряженные политические отношения между странами влияют на уже заключенные и вновь заключаемые контракты между компаниями в глобальных цепях поставок.
Изменчивость этих отношений требует наличия в компаниях профессиональной юридической и политической. экспертизы.

Изменения в законодательстве могут повлиять на уже заключенные контракты либо на те которые еще предстоит заключить.
Из-за непредсказуемости влияния этого фактора приходится постоянно держать "руку на пульсе", чтобы, посредством договорной работы, нивелировать возникающие угрозы и реализовывать новые возможности

Множество противоречий и несогласованностей в правовых системах усложняет процесс составления контрактов

Государственные органы различных стран все больше стремятся контролировать определенные виды сделок и проектов.
Компаниям необходимо более тщательно подходить к договорной работе для того, чтобы не получить в сой адрес разнообразные санкции.

Различие в менталитете, языке и деловых обычаях часто приводят к недопониманию между покупателями и продавцами.
Закупщику важно иметь это в виду при заключении сделок и реализации проектов на глобальных рынках.

Трансформация современной экономики в преимущественно сервисную экономику происходит в глобальном масштабе. Хотя услуги не новы, масштабы и сложность глобально рассредоточенных услуг быстро растут, появляются новые формы подрядчиков (такие как фрилансеры, самозанятые, НКО и др.). Закупщику, чтобы быть в тренде, необходимо разбираться во всем этом растущем многообразии и уметь извлекать из него пользу для бизнеса.

Увеличившееся количество и разнообразие электронных сделок требует от бизнеса изменений как в сложившиеся процессы и системы обработки заказов, так и изменения подхода к их контрактованию.

Электронный счет-фактура является юридически значимым оригиналом, как и его бумажный аналог... Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах покупок и продаж, и хранится в электронном виде в течение 4 лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС.

Просмотр отправленных запасов и всех связанных транзакций позволяет определять где происходят задержки и стоит оптимизировать работу.

Электронный обмен данными ускоряет взаимодействие закупщика и поставщика по операциям.

Эта консалтинговая практика позволяет оценить зрелость закупочных операций

Лотирование - это процесс консолидации потребности, необходимой заказчику, в лоты/подлоты (в том числе консолидированные и делимые), которые в дальнейшем могут быть поставлены/размещены закупочной процедуры (в том числе консолидированной и многолотовой)

Заказчик учитывает критерии, отражающие качественные, технические и устойчивые аспекты подачи заявки, а также цену. Любые критерии присуждения тендера напрямую связаны с предметом контракта и им присваиваются весовые коэффициенты в порядке убывания важности.
Критерии: качество, стоимость, технические достоинства, эстетические характеристики, доступность, экологические характеристики и др. Таким образом компании конкурируют за каждый критерий.

Великобритания, платформа Discover - публикуемый список закупок по всей цепочке поставок, в которой закупочные процедуры и предложения аутсорсинга публикуются для участников, которые сохранили торговую позицию из этого списка.
Отличия от тендерной системы:
-полностью электронный процесс без документов и публикаций
-позволяет новым поставщикам присоединяться в любое время
- демонстрируют высокую надежность.

Подразделение закупок это главный владелец интерфейса с поставщиками, а значит, закупщики обладают стратегическими ноу-хау о поставщиках и их рынках и глубокими знаниями о товарах и услугах (в т.ч. об инновационных решениях). Эта информация - ценный актив для всех процессов цепи поставок.

Иногда на этой "помойке" можно найти настоящие сокровища.

Время от времени правительство поддерживает и стимулирует закупки в том или ином секторе экономики. Компании могут и должны использовать эти возможности в своих целях.

Стандартизированные процедуры закупок означают, что сотрудники могут быстрее погружаться вв процесс и выполнять его, т.к они знают, что делать на каждом этапе.

Неконкурентная процедура закупки, в результате проведения которой Тендерная комиссия в рамках своих полномочий принимает решение о заключении договора с конкретным потенциальным контрагентом, подтвердившим свою способность удовлетворить необходимую потребность.

Неконкурентная процедура закупки, в результате проведения которой Уполномоченный руководитель в рамках своего лимита финансовой ответственности принимает решение о выборе конкретного потенциального контрагента, подтвердившего свою способность удовлетворить необходимую потребность.

Конкурентная процедура закупки, проводимая в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ (ст. 447 - 449), в результате проведения которой победителем признается участник закупки, который по решению конкурсной комиссии предложил лучшие условия исполнения договора в соответствии с критериями и порядком оценки и сопоставления оферт, установленными в ПДО, и с которым в соответствии с порядком, установленным в ПДО, Компания обязана заключить договор.

Этап конкурентной процедуры закупки, направленный на достижение наилучших коммерческих условий поставки МТР / выполнения работ /оказания услуг в соответствии с ПДО

Комплект документов, содержащий предложение участника закупки о заключении договора и иные сведения, предусмотренные ПДО, направленный Компании по форме и в порядке, установленном в ПДО.

Комплект документов, содержащий необходимую и достаточную информацию для участия в закупке, в том числе: информацию о технических, коммерческих, организационных и иных характеристиках предмета закупки, о критериях оценки участников закупки, о порядке и условиях закупки.

Деньги, которые участник закупочной процедуры перечисляет в качестве гарантии исполнения обязательств. Впоследствии возвращаются.

План проведения процедур закупок, форма которого устанавлия документами компании, и предназначенный для публикации на интернет-сайте Компании и электронных площадках.

Конкурентная процедура закупки, в результате проведения которой победителем признается участник закупки, который, по решению Тендерной комиссии, предложил лучшие условия исполнения договора в соответствии с критериями и порядком оценки и сопоставления оферт, установленными в ПДО, и с которым всоответствии с порядком, установленным в ПДО, Компания заключает договор.

Коллегиальный орган Компании, выполняющий функции и принимающий решения в рамках своей компетенции, определенной НМД Компани

Структурное подразделение Компании, непосредственно выполняющее действия по организации проведения закупочных процедур. В Компании
функции Тендерного комитета выполняет Управление контроля закупочной деятельности.

Коллегиальный орган Компании, принимающий решения в рамках своей компетенции, определенной НМД Компании.

Этап конкурентной процедуры закупки, проводимый с целью допуска к рассмотрению коммерческих частей оферт тех участников закупки, чьи технические и организационные возможности соответствуют требованиям, предъявляемым ПДО.

Ключевая составляющая закупочной политики.Могут содержать требования к критериям закупки, условия равноправия, указание конфиденциальности.

Нет юриста

Форвардные и фьючерсные контракты, опционы и варранты. Клиринг.

Отдельные контракты, которые попадают под действие рамочных соглашений. Жесткая структура. Шаблонные условия конкретных закупок по рамочным соглашениям. Покупатель может потребовать, чтобы поставщик предоставил товары и услуги по ценам, условиям и срокам, указанным в каждом отдельном контракте.Отзывной контракт обычно используется для закупки материалов и рассматривается как заказ на поставку, который облегчает оптовые заказы в течение определенного периода времени.Отзывной ордер применяется в следующих случаях:
-для средне/долгосрочного предоставления услуг от одного и того же поставщика
-для регулярных/многократных поставок в ряд рассредоточенных объектов;
-неизвестен график будущих поставок
-точные объемы/стоимость неизвестны до момента доставки,
-стоимость доставки/упаковки или скидки поставщика регулярно влияют на конечные цены,
- с поставщиком существует отдельный юридический договор и заказы оформляются внутри компании только в целях контроля,
-когда необходима сокращенная обработка документов (уменьшение счетов-фактур, консолидированный биллинг и.т.д.). Отзывной ордер моет быть размещен когда будут выполнены соответствующие требования к закупкам.
Обычно используются в отраслях, где проекты могут длиться годами (например, строительство). Используются при работе в DPS.

Служат для снижения риска в проектах.В случае ЕРС-контракта генеральный подрядчик выполняет все основные этапы работ и принимает на себя риски до момента сдачи проекта заказчику, а иногда и включая эксплуатацию и гарантийное обслуживание. При этом ЕРС-подрядчик несет ответственность за действия привлекаемых им субподрядчиков, в том числе материальную.
При ЕРСМ-контракте также существует генеральный подрядчик, который также несет ответственность за результаты работ. Его основными задачами является оценка и выбор субподрядчиков и поставщиков, проведение тендерных процедур, планирование проекта, выбор и приобретение всех необходимых материалов, технологий, оборудования, управление и оптимизация деятельности субподрядчиков, контроль сроков, стоимости проектных работ, иногда базовое и расширенное проектирование выполняется также этим подрядчиком. Однако выполнение непосредственно строительных работ при данной модели регулируется прямым контрактом между строительным подрядчиком и заказчиком.
На основе ЕРС и ЕРСМ-моделей появились варианты контрактов с более широким набором услуг, выполняемых подрядчиком, а также «усеченные» версии, что, с одной стороны, дает большую свободу участникам проекта для наиболее эффективного решения стоящих перед ними задач, а с другой – нивелирует ряд преимуществ из-за увеличения количества связей между подрядчиками, размытия ответственности и недоработки юридических аспектов, которые неизбежно возникают вследствие недостаточной практики применения разных типов контрактов в совокупности.

Утвержденный в установленном порядке документ Компании, определяющий подход к осуществлению закупок МТР/работ/услуг на определённый период времени или в рамках выполнения определенного проекта с целью получения дополнительной выгоды от реализации стратегических задач и преимуществ долгосрочных отношений с контрагентами и установления правил принятия решений при закупках МТР/работ/услуг определенной группы. Стратегия контрактования для данной группы МТР/работ/услуг на основе: 1)анализа рисков, связанных с потреблением и контрактованием, анализа экономических последствий принятия предлагаемой стратегии. Она может выступать разделом закупочной стратегии и включать: принципы ценообразования; предпочтительную структуру, условия, сроки действия договора; принципы прекращения действия или пролонгации договора. В случае наличия этой стратегии, в закупочной процедуре должна быть ссылка на нее.

Закупка, в рамках которой принципал – дочернее общество, по поручению которого Компания в качестве агента осуществляет закупку у третьих лиц МТР/работ/услуг в соответствии с условиями заключенного Компанией с дочерним обществом агентского договора.

Поручение принципала (дочернего общества) агенту (Компании) на совершение юридических и иных действий по закупке в интересах принципала МТР/работ/услуг у третьих лиц.

Документ, утвержденный приказом по Компании, содержащий условия, предварительно подготовленные для общего и неоднократного использования при заключении договоров с предметом определенного вида, не подлежащие изменению в процессе заключения конкретного договора. Текст типового договора в электронной версии должен быть технически защищен от изменений, за исключением полей, требующих заполнения.

Организационный договор, в котором при его заключении устанавливаются принципы взаимодействия сторон, должны быть определены: номенклатура поставляемых МТР / выполняемых работ / оказываемых услуг, единичные цены МТР / единичные расценки работ, услуг, ориентировочный максимальный объем поставки МТР / выполнения работ / оказания услуг или ориентировочная максимальная сумма договора, срок действия договора, порядок оплаты, но могут быть не определены отдельные иные существенные условия (конкретные объемы закупок, цены, сроки поставки МТР / выполнения работ /оказания услуг и т. д.), которые определяются в период действия договора путем заключения дополнительных соглашений, приложений и т.п. к нему.

Цель - снижение контрактных рисков. Данные услуги используются достаточно давно в России, ранее они назывались "технический агент или эксперт", "(технический) инженер заказчика", сейчас все более популярным становится термин "инженер проекта заказчика".

Партнерства и закупочные консорциумы, создаются организациями для получения больших объемов товара и лучшей цены на товар, что приводит к сокращению затрат и улучшению координации. Такие объединения также позволяют компаниям реализовывать сложные проекты по стандартизации закупок, объединению систем управления запасами и финансовых моделей, отработке комплаенса. Это приводит к повышению устойчивости цепи поставок.

Формирование небольших, но сильных закупочных команд позволяет создать основу для совместного планирования и повысить эффективность закупок/IT-внедрения на тех направлениях, где это необходимо.

Эта стратегия обеспечивает всесторонний поиск, объединение и фокусировку заинтересованных сторон на построение эффективных и результативных закупок по ключевым для организации категориям товаров.

Для успешной реализации масштабных, либо проектных проектных закупок и категорийных стратегий компании эксперты рекомендуют применять инструменты оценки вовлеченности (например, внутренние и внешние аудиты, анкетирование или анализ бизнес-процессов (таких как согласование) и коммуникаций в целом).

Эта стратегия актуальна в кризис. Она направлена на поддержаие устойчивости цепочки поставок за счет снабжения поставщиков ресурсами (деньгами, объемами и.т.д.) в обмен на последующие преференции и сотрудничество.

Такая стратегия нацелена на повышение мощности сети поставок за счет развития активов (логистических, нематериальных и др.) у своих ключевых поставщиков. Для этого компании заключают Соглашение о развитии поставщика.

Должна быть реально политикой, а не висеть в рамочке в дальнем углу. Политика - это культурная основа для построения всех процессов и процедур, а потому она должна реально работать, а не не быть для вида.

Определенные НМД Компании критерии оценки потенциального
контрагента, характеризующие финансовые и юридические риски заключения договора с потенциальным контрагентом.

Процедура проверки потенциального контрагента на предмет наличия фактов, входящих в перечень стоп-критериев, проводимая в соответствии с процедурой по аккредитации потенциальных контрагентов.

Автоматизированный процесс закупок - это набор современных IT инструментов, позволяющий автоматизировать полный комплекс процессов закупки товаров, работ и услуг, включая проведение закупочных процедур в электронной форме, а также сопутствующий операциям документооборот и мониторинг взаимоотношений с поставщиками.

Анализ фактических сроков поставки и своевременное обновление плановых сроков поставки в информационной системе позволяет повысить точность планирования и ритмичность поставок.

Редукцион (англ. reverse auction — «обратный аукцион») — это аукцион на понижение, в котором выигрывает тот, кто предложит заказчику товар или услугу по самой низкой цене.

Запасы, управляемые поставщиком (VMI) — это процесс закупок, при котором производитель несет ответственность за управление запасами дистрибьютора или розничного продавца. В рамках обычной бизнес-модели закупок, когда дистрибьютору или розничному продавцу требуется продукт, они размещают заказ у производителя. Дистрибьютор имеет полный контроль над размером и сроками доставки заказа. Производитель и дистрибьютор связаны через EDI или безопасное подключение к Интернету. Производитель знает об уровне запасов у розничных продавцов или дистрибьюторов, а также о торговых точках. Обычно это делается путем объединения систем ERP (Enterprise Resource Planning) компаний. Производитель формирует заказы и поддерживает запасы дистрибьютора на согласованном уровне.

Устойчивые закупки - это интеграция принципов корпоративной социальной ответственности (КСО) в процессы закупок и решения вашей компании. Устойчивые закупки объединяют спецификации, требования и критерии, совместимые с защитой окружающей среды и общества в целом, охватывая множество вопросов, например, использования детского труда или вредных химических веществ, которые могут воздействовать на людей или окружающую среду. Приверженность устойчивым закупкам гарантирует, что основные ценности компании в области устойчивого развития сохраняются на протяжении всего жизненного цикла ее продуктов и услуг.

Сокращение комплексности (сложности) поставок – это стратегия реинжиниринга, направленная на оценку и снижение уровня сложности (комплексности) процессов, связанных с закупкой товаров или услуг. При оценке сложности учитывается широкий спектр факторов, включая: риски, общую стоимость владения, ситуацию на рынке. Компании, с точки зрения клиента, непрерывно определяют и пересматривают свои процессы и процессы поставщиков/подрядчиков, которые препятствуют изменениям, увеличивают затраты времени и денег.

Стратегии долгосрочного снабжения – стратегии , нацеленные на построение и развитие долгосрочных отношений с поставщиками. Долгосрочные отношения дают покупателям возможность вовлечь поставщиков в процесс постоянного совершенствования как продукции и предоставляемых услуг, так и сопутствующих процессов обслуживания поставок. Большое внимание при реализации стратегий уделяется стратегическому планированию построения, развития и удержания взаимоотношений с поставщиками.

Бизнес — это уязвимая сущность, которая зависит от прихоти внешних сил, будь то финансовые, политические, технологические, социокультурные или экологические силы. Эти внешние факторы выступают источниками рисков и влияют на весь процесс закупок: от переговоров о цене до торговли и управления поставщиками, потому важно ими управлять. Здесь организации могут помочь такие методы анализа, как создание закупочного профиля организации и метод «7 шагов»,

Оценка роли закупок – для эффективного управления цепочкой поставок, организации важно оценить, какую роль в управлении выполняют закупки. Эта роль может быть как пассивной так и интегративной. Параллельно с оценкой роли может быть проведена и оценка зрелости закупок в компании.

Конкурентные процедуры закупки – процедуры, в которых за право заключить контракт борются несколько участников, соперничая при этом между собой. Главный результат проведения конкурентной процедуры – снижение цены заключаемого контракта. Наиболее распространенные из них конкурс и тендер.

Способ отбора предложений, при котором сначала подаются заявки без ценового параметра, потом проводится аукцион, в ходе которого участники озвучивают ценовые предложения и устанавливается лучшая цена.

Шаблоны составляются для стандартных, распространенных сделок и позволяют экономить время на составлении договоров. Также по шаблону возможно настроить автозаполнение договоров нужными реквизитами в информационной системе.

Консигнация— это один из видов посреднической реализации товаров. Владелец товара (консигнант) обеспечивает перевозку товара к продавцу (консигнатору), которую тот обязуется потребить либо реализовать в определенный срок. Вплоть до продажи товар будет хранится на складе потребителя (продавца), но владеть им будет по-прежнему консигнант. Такой способ работы отлично подходит для снабжения отдаленных производств запасными частями.

Аудит договоров – это работа, периодически проводимая независимым аудитором позволяет выявить риски и возможности действующих контрактов.

Иногда компания недополучает доходы, либо несёт незапланированные расходы по вине своих контрагентов. Работа с упущенной выгодой позволяет сократить потери, путем их компенсации контрагентом.

Ценность этой практики заключается в совместной проработки с контрагентами рисков при выполнении сделки, а также способов их контроля. Результат – реестр рисков в этом случае является частью договора.

Направлена на ускорение процессов заключения сделок и снижению рисков потерь договоров при согласовании.

Независимая объективная оценка возможностей, рисков, проблем

Соглашение, которое заключается в целях обеспечения гарантированного выполнения обязательств сторонами. В него могут быть включены показатели мониторинга производительности и качества обслуживания 

При создании и развитии закупочных объединений компаниям не стоит мыслить и действовать в границах одной страны. Иногда полезнее и выгоднее будет кооперация с копаниями из отдаленных уголков мира.

Всеобщее управление качеством (Total Quality Management, TQM) — бизнес стратегия нацеленная на повышение качества всех организационных процессов. В последнее время приоритет в улучшениях качества отдается процессу закупок.